Pengisian Jabatan

 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT. bahwa penulis telah menyelesaikan tugas mata kuliah Pengantar Manajemen dengan membahas penyakit endemik dalam bentuk makalah.

Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang kami hadapi. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan orang tua, kerabat dan teman-teman kami, sehingga kendala-kendala yang kami hadapi teratasi. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada :

1. Dosen bidang studi Pengantar Manajemen yang telah memberikan tugas, petunjuk, kepada kelompok kami sehingga kami termotivasi dan menyelesaikan tugas ini.
2. Orang tua, teman dan kerabat yang telah turut membantu, membimbing, dan mengatasi berbagai kesulitan sehingga tugas ini selesai.

Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi kami sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai, Amiin.

DAFTAR ISI

Bab I

Pendahuluan

I.1 Latar Belakang………………………………………………………………………… 2

Bab II

Pembahasan

II.1 Fungsi pengisian jabatan (staffing)................................................................................ 3

II.2 Hal Hal Yang harus di Perhatikan dalam fungsi pengisian jabatan (Staffing).............. 19

Kesimpulan………………………………………………………………………………...20

BAB 1 PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Manajemen dari istilah kata management (Bahasa Inggris), berasal dari kata “to manage” yang artinya mengurus atau tata laksana. Sehingga manajemen dapat diartikan bagaimana cara mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi bawahannya agar usaha yang sedang dikerjakan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam makalah ini kami jelaskan tentang fungsi pengarahan dan  implementasi

Dalam pembahasan fungsi pengarahan, aspek kepemimpinan merupakan salah satu aspek yang sangat penting. Sehingga definisi fungsi pengarahan selalu dimulai dan dinilai cukup hanya dengan mendifinisikan kepemimpinan itu sendiri.

Fungsi pengarahan dan implementasi yaitu: proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

BAB 2 PEMBAHASAN

A.   FUNGSI PENGISIAN JABATAN ( FUNGSI  STAFFING)

A. Pengertian Pengisian Jabatan

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.

Tujuannya adalah agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatan tersebut,sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai.

Asas pengisian jabatan ini adalah “penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat” atau “the right man in the right place and the right man in the right job”. Dan agar asas tersebut dapat terlaksana hendaknya pengisian jabatan berpedoman pada “apa” dan “siapa”.

Pokok masalah yang akan dipelajari pada fungsi pengisihan jabatan ini adalah :

1.      Pegadaan (procurement)

2.      Penarikan (recruiting)

3.      Selesksi (selection)

4.      Penempatan (plecement)

5.      Pemberentian(separation)

1.      Pengadaan
Pengadaan adalah proses penarikan,seleksi,penempatan,orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pentingnya Pengadaan

Pengadaan ( procurement ) adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari MSDM. Pengadaan tenaga-kerja ini merupakan masalah yang penting, sulit, & kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi serta
efektif tidaklah semudah membeli & menempatkan mesin.

Tenaga-kerja adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan juga pelaku aktif dari setiap aktivitas dalam organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen, dibawa kedalam organisasi perusahaan; bukan seperti mesin, uang, & material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya guna mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Tenaga-kerja yang cakap, mampu, dan trampil belum menjamin produktivitas kerja yang baik bila moral kerja & kedisplinannya rendah. Mereka baru dapat dikatakan bermanfaat serta mendukung terwujudnya tujuan perusahaan bila mereka berkeinginan tinggi untuk menciptakan prestasi. Dan tenaga-kerja yang kurang mampu, tidak cakap, & tidak trampil akan mengakibatkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai tepat pada waktunya.

Kualitas dan kuantitas para tenaga-kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan tenagakerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan & ketrampilan yang dimilikinya. Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik dan efektif guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan.

Pengadaan tenaga-kerja ini haruslah didasarkan pada prinsip apa,barulah kemudian disusul dengan siapa. Apa maksudnya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian pekerjaan (job description). Sedangkan siapa maksudnya adalah kita akan mencari orang-orang yang tepat untuk menjabat di posisi tersebut yang didasarkan pada spesifikasi pekerjaan (job specification).

Pengadaan tenaga-kerja yang berdasarkan pada siapa yang kemudian barulah disusul dengan apa ini akan menimbulkan mismanajemen didalam menempatkannya. Penempatan tenaga-kerja yang jauh diluar batas kemampuannya akan mengakibatkan moral kerja dan tingkat kedisiplinan yang rendah. Jadi kita harus menempatkan seorang karyawan itu sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya serta memberikan pekerjaan yang juga disenanginya.

Berdasarkan uraian diatas, maka kita telah mendapatkan gambaran tentang bagaimana pentingnya pengadaan tenaga-kerja ini. Agar lebih jelas lagi, di bawah ini diberikan beberapa definisi mengenai pengadaan tenaga-kerja.

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, & induksi untuk mendapatkan tenaga-kerja yang secara efektif & efisien mampu mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Pengadaan tenaga-kerja merupakan langkah utama guna mencerminkan berhasil-tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya.Jika tenaga-kerja yang diterima berkompeten, maka usaha untuk mewujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya bila tenaga-kerja yang diperoleh kurang memenuhi persyaratan, maka akan sangat sulit bagi perusahaan untuk mencapai ujuannya.

Pengadaan tenaga-kerja ini harus mendapatkan perhatian yang serius serta didasarkan kepada analisa jabatan (job analysis), uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), persyaratan pekerjaan (job requirement) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation), bahkan perlu juga untuk mempertimbangkan pemerkayaan pekerjaaan (job enrichment), perluasan pekerjaan (job enlargement), dan penyederhanaan pekerjaan (job simplification).

Perekrutan calon tenaga-kerja hendaknya dilakukan dengan baik agar tenaga-kerja yang diterima sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukannya

Agar mendapatkan karyawan yang yang sesuai dilakukan dengan cara:

·         Analisis Jabatan (job analysis)

Adalah menganalisis pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan pada suatu jabatan. Manfaatnya akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, syarat-syarat pekerjaan, dan perilaku manusia dan alat-alat yang akan dipergunakan.

Analisa jabatan adalah menganalisis & mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisa jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan kita juga dapat memperkirakan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.

Analisa jabatan (job analysis) ini perlu dilakukan agar kita dapat mendesain organisasi & menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan serta evaluasi pekerjaan.

Analisa jabatan dapat juga diartikan sebagai informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan dapat tercapai.

Manfaat dari analisa jabatan ini juga akan memberikan informasi tentang: aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnel requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan.

Pengertian analisa jabatan berbeda dengan motion study (studi gerak). Bila analisa jabatan berupaya untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dalam suatu perusahaan agar dapat mencapai tujuannya, sedangkan studi gerak tersebut
mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien & efektif untuk melakukan suatu pekerjaan.

·         Langkah-langkah/Proses dalam Analisa Jabatan

Proses dalam menganalisa jabatan itu dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
c. Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis.
d. Mengumpulkan informasi analisa jabatan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan artinya bahwa penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisa jabatan itu. Karena hasil ini akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi dari hasil analisa jabatan itu dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, & job evaluation dalam pengadaan tenaga-kerja.

b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data ini
dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survey, sensus dan sample. Sedangkan teknik pengumpulan data dapat dilakukan melalui wawancara, observasi, kuesioner, dan juga angket. Data yang terkumpul itu dikualifikasikan, dianalisis dan
diaplikasikan di masa yang akan datang.

c. Menyeleksi muwakil jabatan yang akan dianalisis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakil jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu apabila pekerjaan yang akan dianalisis tersebut amat banyak.

d. Mengumpulkan informasi analisa jabatan artinya penganalisis kemudian mengadakan analisa jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan melaksanakan pekerjaan itu.

e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan artinya analisa jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi ini hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi, maka akan dapat membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan ini juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisa jabatan yang telah dihimpun dengan
memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis jabatan/ pekerjaan harus menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan tersebut. Hal ini diperlukan guna memperhitungkan kemampuan tenaga-kerja untuk masa kini dan masa depan agar mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknokrat canggih dan reorganisasi perusahaan.

Dengan analisa jabatan maka kita akan dapat memperoleh informasi tentang uraian pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut. Analisa jabatan selain menghasilkan job description, job specification, & job evaluation juga berguna bagi:

a. Perekrutan dan Seleksi (recruitment and selection)
Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Isi dari spesifikasi dijadikan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
b. Kompensasi (compensation) Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan gajinya.

c. Evaluasi Jabatan
Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan orang yang sesuai. Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan tersebut.

d. Penilaian Prestasi Kerja (performance appraisal)
Penilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan
sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
e. Latihan (training)
Informasi analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan & pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja dijadikan sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.

f. Promosi dan Pemindahan
Informasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.

g. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.

h. Pemerkayaan Pekerjaan ( job enrichment)
Informasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

i. Penyederhanaan Pekerjaan (work simplification)
Informasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi pekerjaan dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam. Akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin
terspesialisasi.

j. Penempatan (placement)
Informasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada pekerjaan-pekerjaan yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka dapat bekerja secara efektif.

k. Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisa jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

l. Orientasi dan Induksi
Informasi analisa jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi tenaga-kerja baru mengenai sejarah perusahaan, hak & kewajibannya, menginduksi, dll.

·         Uraian Pekerjaan (job describtion)

Adalah uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada suatu jabatan atau hak dan kewajibannya.

Uraian pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisa jabatan/analisa pekerjaan.

Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga-kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga-kerja manajerial. Uraian pekerjaan/jabatan ini harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, agar pejabat tersebut dapat mengetahui tugas dan tanggung-jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang menjabat jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang menjabat jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung-jawabnya pada jabatan tersebut. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak beres dan bahkan pejabat yang bersangkutan akan menjadi overacting. Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap organisasi/perusahaan.

Apakah yang diartikan dengan uraian pekerjaan itu?

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggungjawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

1.      Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya juga harus mudah untuk dipahami, serta menguraikan hal-hal sebagai berikut:

Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatannya, seperti; rektor, dekan, dosen, kabag administrasi, dll.

2.      Hubungan tugas dan tanggung-jawab, yakni perincian tugas dan tanggung-jawab secara nyata yang diuraikan secara terpisah, agar dapat dengan jelas untuk diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain baik di dalam maupun di luar organisasi.

3.      Standar wewenang dan pekerjaan yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat tersebut harus jelas.

4.      Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

5.      Ringkasan pekerjaan atau jabatan, yaitu hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.

6.      Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan darimana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

Jadi kesimpulannya adalah bahwa uraian pekerjaan haruslah diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menjabat jabatan tersebut dapat mengetahui tugas dan tanggung-jawab serta standar prestasi yang harus dicapainya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan agar pengisian jabatan yang didasarkan pada prinsip apa dan kemudian siapa tidak menimbulkan terjadinya mismanajemen.

·         Spesifikasi Pekerjaan

Adalah syarat-syarat orang yang dapat memangku suatu jabatan tertentu, agar dapat bekerja secara efisien. Misalnya pendidikan, jenis kelamin dll.

Spesifikasi pekerjaan (job specification) ini disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan “apa ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut baik”. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melakukan seleksi.

Apakah spesifikasi pekerjaan itu?

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik & kompeten. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai:

1. Tingkat pendidikan pekerja
2. Jenis kelamin pekerja
3. Keadaan fisik pekerja
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja
5. Batas umur pekerja
6. Menikah atau belum
7. Minat pekerja
8. Emosi dan tempramen pekerja
9. Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama, karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan. Dan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan juga tidak sama pula. Misalnyaadaperusahaanyangmembutuhkantenagakerja
dengan melihat dari tinggi badan, kecantikan, dsb.

·         Dengan job analysis dapat diketahui:

1.      Tugas dan tanggung jawab.

2.      Syarat-syarat tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan pekerjaan yang kosong.

3.      Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.

4.      dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.

5.      Sumber-sumber tenaga kerja dan cara-cara penarikannya.

1.      Penarikan (Recruiting)

Penarikan atau Recruiting Adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan.

“Mencari” yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga kerja yang akan ditarik.

“Mempengaruhi” yaitu menetapkan cara-cara penarikannya. Seperti iklan pada media massa.

·         Sumber karyawan (sumber daya manusia = sumber tenaga kerja) dikenal dengan “ sumber internal dan sumber eksternal”.

a.       Sumber internal

karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan yang kosong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer” yang bersifat horizontal(rotasi) maupun vertikal(promosi-demosi).

·         Mutasi horizontal(rotasi) yaitu pemindahan seorang karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lainnya tetapi pangkatnya tetap dan pekerjaannya yang berbeda.

·         Promosi yaitu mutasi dengan menaikkan pangkat atau jabatan seseorang.

·         Demosi yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seorang karyawan.

Kebaikannya :

1.      Biaya penarikannya relatif kecil

2.      Perilaku karyawannya telah diketahui

3.      Karyawannya telah berpengalaman

4.      Orientasi dan induksi tidak diperlukan

5.      Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi

6.      Memotifasi semangat kerja karyawan

7.      Loyalitas dan kedisiplinan karyawan lebih baik

Keburukannya:

1.      Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan karna akan menimbulkan lowongan yang kosong

2.      Sistem kerjanya hanya begitu-begitu saja

3.      Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif berkurang

4.      Promosinya atas dasar nepotisme

  

·         Dasar-dasar promosi

Promosi adalah peningkatan status(jabatan) seorang karyawan.

Dasar-dasarnya yaitu :

1.      Senioritas adalah promosi yang didasarkan pada lamanya pengalaman kerja seorang karyawan. Kelemahannya kemampuan seorang karyawan sangat terbatas. Kebaikannya labour turn-over relatif kecil.

2.      Ability atau  kecakapan adalah promosi yang didasarkan atas kecakapan seorang karyawan. Kelemahannya sulit untuk menentukan apa yang dijadikan tolak ukur kecakapan seseorang.

3.      Kombinasi senioritas dan ability adalah promosi yang dilakukan berdasarkan lamanya masa kerja dan tingkat pendidikan formal melalui ujian kenaikan golongan. Dan jika lulus dengan baik maka karyawan bersangkutanlah yang dipromosikan.

b.      Sumber eksternal

Untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:

-          Lembaga pendidikan

-          Kantor penempatan tenaga kerja

-          Pusat tenaga kerja

-          Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

2.      Seleksi

Adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan tersebut.

A.    Prosedur seleksi :

1.      Seleksi surat-surat lamaran

2.      Pemeriksaan referensi

3.      Wawancara pendahuluan

4.      Seleksi ilmu pengetahuan

5.      Tes psikologi

6.      Tes kesehatan

7.      Wawancara akhir dengan atasan langsung 

8.   Memutuskan diterima atau tidaknya

A.    Metode seleksi:

-    Metode nonilmiah

Seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria/standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.

-    Metode Ilmiah

Seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.

B.     Sistem seleksi:

-    Succesive Hurdles

Sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

-    Compensatory Approach

Sistem selesi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak.

C.    Tingkat-tingkat seleksi :

 Tingkat I  adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan perusahaan bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai(capeg).

Tingkat II adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan dengan cara mengamati dan menilai mental,perilaku,kedisiplinan dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

Tingkat III adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau pelatihan, jika lulus maka calon karyawan diangkat menjadi karyawan tetap.

Pada saat ini beberapa perusahaan swasta setelah lulus seleksi tingkat III, karyawan hanya diangkat menjadi karyawan kontrak selama 2-3 tahun dan jika pada masa itu berprestasi baik, barulah diangkat menjadi karyawan tetap.

D.    Penyeleksi

Adalah orang-orang yang melaksanakan seleksi itu, baik dilakukan secara individu maupun kolektif. Penyeleksi harus jujur,objektif,bebas dari pengaruh”halo efek dan nepotisme”.

Penyeleksi dapat dilakukan oleh:

1.      Bagian Urusan Sumber Daya Manusia(USDM = Bagian Personalia)

2.      Pihak ketiga yang profesional

3.      Kombinasi USDM dan pihak ketiga

1.      Penempatan (Placement)

Adalah kegiatan  kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi pekerjaan. Dalam penempatan ini dibutuhkan orientasi dan induksi.

1.      Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya,tugas dan tanggung jawabnya,peraturan perusahaan,sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para karyawan lama. Bertujuan supaya karyawan baru merasa dirinya telah diterima dalam lingkungan pekerjaannya,sehingga ia tidak canggung lagi untuk mengrkajan tugasnya.

2.      Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan, agar ia mentaati peraturan perusahaan dan norma sosial yang berlaku.

3.      Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai dengan  kebutuhan tugas-tugasnya.

·         Pelatihan

Pelatihan (traning) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkat efisiensi dan efektifitas kerjanya. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya-biaya ini terjadi inverstasi jangaka panjang dibidang sumber daya masusia bagi perusahaan bersangkutan. Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas tugas nya .

Metode-metode pelatihan menurut Andrew F. Sikula :

1.      On the job training

2.      Vestibule school

3.      Demonstration and example

4.      Apparenticeship training

5.      Classroom methodes

2.      Pemberhentian

Adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan. PHK ini disebabkan oleh keinginan perusahaan,keinginan karyawan,kontrak kerja habis,peraturan perburuan,pensiun,dan meninggal dunia. Pemberhentian ini berdasarkan UU No.12 Tahun 1964,P4 D, P4 P,keputusan pengadilan atau pasal 1603 ayat 1 KUHP. Labour turn-over(perputaran karyawan) adalah perbandingan antara masuk dan berhentinya karyawan suatu perusahaan.

Rumus T.O

T.O = (karyawan masuk-karyawan berhenti) X 100%

            ½ (karyawan awal + karyawan akhir)

A.    HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM STAFFINGDemi suksesnyapenataankepegawaian, seorang administrator hendaknyadapatmemperhatikanhal-hal yang berhubungandengankesejahteraanstaffnya, bukanhanyadarisegimateritetapijugakesejahteraanjasmanimaupunrohani yang dapatmendorongkaryawanbekerjalebihgiat.

Seorangadiministratorjugaharusmenyediakansituasidankondisikerja yang layakdanmemadai, tentram, amandannyamansehinggaparakaryawanmakinmenyukaipekerjaannya, makinmenekunitugasnya, makinpuasdenganhasilkaryanya, banggadenganjabatannyasehinggamenimbulkankepuasanlahirbatin yang dapatsenantiasamemotivasipeningkatankariernya, disertailoyalitaskerja yang tinggi.

 Hal-hal yang dapatdilakukanuntukkesejahteraankaryawanadalahsebagaiberikut :

1.      Pemberianmotivasi, agar karyawanbekerjalebihgiat.

2.      Insentif/gaji yang layak

3.      Penghargaan, terhadapjasa-jasakaryawan yang bersifatmembangunbagi unit kerja.

4.      Bimbingandalammelakukanpekerjaan, bantuandalampekerjaan yang sulit.

5.      Kesempatanuntukmengupdatediridanpengetahuandenganmemberikankesempatandanbantuandalamrangkapeningkatankarier, sepertibantuandanamelanjutkanpendidikan, mengikutipenataran, dllselamatidakmenganggupekerjaan.

6.      Mengurusdanmengusulkankenaikanjabatandangajitepatwaktusesuaidenganperaturan yang berlaku.

7.      Mempereratikatansosialantarkaryawan, denganmembentukkoperasikaryawan, kegiatan-kegiatansepertiolahraga, diskusidll yang berhubungandenganpengembanganpotensidanhobikaryawan.

BAB 3

KESIMPULAN

A. KESIMPULAN

Dari uraiandiatasdapatdisimpulkanbahwaManajemen Staffing bukanlahkegiatanmanajemen yang mudah,perlubanyakpertimbangan-pertimbangan yang harusdijalankandantentunyaharusakurat,karenajikaterjadikekeliruanmakaakanmenimbulkankekacauandalampekerjaan yang akhirnyamenimbulkanketidakprofesioanalan.

B. SARAN

BertolakdaristrategidalamManajemenStaffing ,makapenyusunmemberikan saran sebagaiberikut :

1.       Patuhilahsegalaaturan/tips-tips dalammanajemen staffing sebagailandasandalammenitisebuahkeprofesionalandalampekerjaan.

2.       Banyaklahbelajardariseorang yang sudahterbuktimampumenanganimasalahini,karenapengalamanadalah guru yang terbaik.